الإدارة والقيادة

تعريف الإدارة مقوماتها أهميتها خصائصها ووظائفها

الإدارة Management لغويا : من الفعل يدير Manage بمعنى يدير ويوظف ويستخدم ويحرك ويقتصد ويوجه ويرشد ويسوس.. وهذا هو معنى الإدارة وكذلك هو إشارة إلى بعض أدوار المدير Manager ومن أشهر تعريفات الإدارة نذكر:

1 تعريف فريديرك تايلور Fredric Taylor الإدارة هي: أن تعرف بالضبط ماذا تريد، ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدون ذلك بكفاءة وفعالية.

2 تعريف هنري فايول H. Fayol الإدارة هي: عملية تنبؤ وتخطيط وتنظيم، ومن ثم القيام بالتوجيه والمراقبة.

تعريف الإدارة

الادارة هى صناعة واتخاذ القرارات التى تتعلق  بكيفية الاستخدام الامثل للموارد البشرية والمادية لتحقيق النتائج المخطط لها ورضاء  عملاء المنظمة الداخليين والخارجين عن طريق تطبيق واستحداث مجموعة من النظم المتقدمة فنيا واداريا وماليا وتكنولوجيا واجتماعيا وبيئيا وقانونيا فى اطار دولى مقارن .

هذا، وهناك العديد من المدارس الفكرية والعلمية التي قدمت مفاهيم وتعريفات للإدارة. والملاحظ على هذه التعريفات، أنها تتفق مع بعضها في بعض الجوانب وتختلف كذلك في جوانب أخرى، وحتى يمكننا الإلمام بمعنى الإدارة فإننا سنقوم باستعراض بعض تعريفاتها الشائعة كالتالي:

  • الإدارة هي وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين.
  • الإدارة علم وفن إ دارة الموارد لتحقيق الأهداف المطلوبة.
  • الإدارة هي نوع من الجهد البشري المتعاون الذي يتميز بدرجة عالية من الرشد.
  • الإدارة هي توفير نوع من التعاون والتنسيق بين الجهود البشرية من أجل تحقيق هدف معين.
  • الإدارة هي فن الحصول على أقصى النتائج بأقل جهد، حتى يمكن تحقيق رواج وسعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة ممكنة للمجتمع.
  • الإدارة عملية اجتماعية مستمرة تعمل على الاستفادة المثلى من الموارد المتاحة والممكنة عن طريق التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة، للوصول إلى هدف محدد.
  • الإدارة عملية تحديد وتحقيق الأهداف من خلال ممارسة أربع وظائف إدارية أساسية هي: التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة.
  • الإدارة هي عملية صنع القرارات بصورة رشيدة؛ لإنجاز الأهداف المطلوبة في الإطار الزمني الموضوع لها.
  • الإدارة هي عملية تحقيق المنظمة للأهداف المخطط لها، وذلك بأقل قدر ممكن من الموارد المتاحة، وفي الإطار الزمني المحدد لها.
  • الإدارة هي تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة الموارد البشرية والموارد الأخرى بالمنظمة، لتحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية.
  • الإدارة هي عملية ذهنية وسلوكية تسعى إلى الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمالية والمادية، لبلوغ أهداف المنظمة والعاملين بها بأقل تكلفة وأعلى جودة.
  • الإدارة هي إدارة الموارد البشرية بكفاءة وفعالية.

وفي ضوء التعريفات السابقة يمكن أن نعرف الإدارة بأنها: مهنة وعلم وفن وعملية لتحقيق التعاون والتنسيق بين الموارد البشرية والمالية والمادية – المتاحة والممكنة – لإنجاز الأهداف المخطط لها بصورة رشيدة.

الفرق بين Administration & Management

يرى البعض أن كلمة إدارة هي ترجمة لكلمة Management ويرى آخرون أنها كلمة مرادفة لكلمة Administration وهناك محاولات كثيرة للتفريق بينهما. فهناك من يرى أن الكلمة الأخيرة تشير إلى مهام الإدارة في المستويات العليا لكل عمل المنظمة، بينما تعبر الكلمة الأولى عن مهام الإدارة في مستويات التنفيذ والعمل الجاري اليومي، وهذا هو المفهوم الأمريكي التقليدي.

أما المفهوم البريطاني هو – بشكل عام – يرى العكس، وهناك من يميز بين الكلمتين على أساس أن كلمة  administration تطلق على المجال الحكومي أو المنظمات التي لا يحركها دافع الربح، بينما تختص كل Management بمشاريع الأعمال.

خصائص الإدارة :

في ضوء التعريفات السابقة يمكن تحديد بعض خصائص الإدارة كالتالي:

الإدارة مهنة : الإدارة تعتبر من المهن القديمة، فقد مارس الإنسان الإدارة منذ بدء الخليقة.فالإنسان كائن اجتماعي اتصالي لا يستطيع أن يعيش بدون التواصل مع الآخرين وخاصة في مجال العمل.

هذا، ولقد توفرت للإدارة مقومات أي مهنة، مثل: القاعدة المعرفية، والأهداف المحددة والمجتمع المهني،والميثاق الأخلاقي،والتنظيمات المهنية،والاعتراف المجتمعي.

الإدارة علم : لم تعرف الإدارة كعلم ذا أصول وأسس ونظريات إلا خلال القرن العشرين، ولكن هذا لا يعني أنها وليدة هذا القرن.
وعلم الإدارة عبارة عن المعرفة المنظمة والمصنفة في شكل مجموعة من المبادئ الإدارية. هذا، ولقد بدأ الحديث عن الإدارة كعلم مع بداية كتابات وأفكار فريدريك تايلور
Fredric Taylor والإدارة علم، لكونها تسترشد بالمنهج العلمي وخطواته في أداء وظائفها وعملياتها الإدارية، كذلك الإدارة علم، لأنها تسترشد وتستفيد من أساسيات ونظريات العلوم الاجتماعية والإنسانية الأخرى، كما أن هناك العديد من النظريات التي تم استنباطها وتجربتها في مجال الإدارة.

الإدارة فن : لأنها تعتمد على الإبداع والابتكار، وعلى كيفية استخدام الذكاء في المواقف المختلفة التي يواجهها المشرف أو الرئيس أو المدير، ولذلك نرى أساليب مختلفة للإدارة بالرغم من أن الوظيفة واحدة، أيض ًا الإدارة فن لكونها تتطلب لممارس
العديد من المهارات، سواء كانت فكرية أو إنسانية أو فنية، كذلك لأن الإدارة هي في الأصل إدارة الأفراد، وهذا يحتاج إلى دراسة وفهم هؤلاء الأفراد وتحديد الأساليب المناسبة للتعامل مع هؤلاء الأفراد والتأثير فيهم وتشجيعهم لأداء الأعمال  المطلوبة منهم.

الإدارة عملية : بمعنى أنها تتضمن تفاع ًلا متبادلاً ومستمرا بين جميع أطراف العملية الإدارية،وبين المستويات الإدارية وبين الإدارات والأقسام داخل المنظمة، وبين المنظمات والبيئة ماهية الإدارة الخارجية المحيطة بها، أي أن الإدارة نشاط حركي ديناميكي منظم تجاه تحقيق أهداف مخطط لها.

كذلك يطلق على الإدارة بأنها عملية اجتماعية، لأن أهدافها تتطلب عددا من الناس يشتركون في تحقيق .
هذا، ولقد نشأت الإدارة عندما أصبح ضر ً وريا تعاون جماعة من الأفراد لأداء عمل معين.

الإدارة عملية مستمرة : فطالما كان هناك مجتمع يعيش فيه أفراد لديهم احتياجات )متعددة ومتنوعة ومتجددة ونسبية ولا نهائية( فإن الإدارة ستستمر في نشاطها في هذا المجتمع.

الإدارة عملية هادفة : ظهرت الإدارة في الأصل نظرا للحاجة إليها،  ونظرا لأنها وسيلة فعالة لتحقيق بعض أهداف المجتمع، فالإدارة على سبيل المثال مسئولة عن توفير التعاون والتنسيق بين الموارد البشرية والمادية، سواء كانت متاحة أو ممكنة، لتحقيق الأهداف المخطط لها بصورة رشيدة.

الإدارة مسئولة عن تحقيق الأهداف بصورة رشيدة : بمعنى أن الإدارة مسئولة عن تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وف ّعالية. وببساطة يقصد بالكفاءة Efficiency الاستفادة المثلى من الموارد والترشيد في استخدامها، بينما يقصد بالفعالية Effectiveness تحقيق الأهداف بأفضل مستوى ممكن. بمعنى أن الإدارة الرشيدة هي التي تحقق الأهداف بأقل جهد ووقت وتكاليف.

الإدارة والموارد : تحتاج الإدارة إلى الموارد Resources لتحقيق الأهداف، ويعرف ماكس سيبرون Max Sipron المورد بأنه: »أي شيء له قيمة، ويمكن استخدامه، وهو إما أن يكون متاحا أو غير متاح، ويتطلب بعض الجهد لجعله متاحا، ويستطيع الإنسان أن يستفيد منه ويجعله أداة يمكن استخدامها لتأدية وظيفة أو لإشباع حاجة أو لحل مشكلة«.هذا، وهناك تصنيفات عديدة لأنواع الموارد نذكر منها: الموارد البشرية والمالية والمادية والتنظيمية، الموارد المتاحة والممكنة، الموارد الداخلية والخارجية، الموارد المعنوية، مثل: الأفكار والطرق والأساليب والمعلومات والمادية، مثل: الأموال والمعدات والآلات. ومن مهام الإدارة توفير الموارد وحسن استخدامها وعدم الإسراف فيها وتحقيق التعاون والتنسيق فيما بينها

مقومات الإدارة

  • الأهداف وتقضي أن تكون هناك أهداف محددة للأنشطة المختلفة المنوي تحقيقها.
  • التنظيم ويشمل الإعداد المسبق لتحديد الكفاءات المطلوبة من العنصر البشري ورسم الهيكل التنظيمي للمؤسسة وغيرها من النشاطات المتعلقة بعناصر العملية الإدارية.
  • الإنسانية وقوامها الكشف عن دوافع الأفراد وحاجاتهم وتحسس مشاعرهم وتحديد أساليب معاملتهم بشكل ديمقراطي.
  • الإجتماعية تتعلق بتحديد التعاون بين المجموعات العاملة ودعم العلاقات الإجتماعية بين الأفراد والجماعات لتحقيق أهداف المؤسسة والأفراد.
  • البيئة وتشمل الأفراد والمنشآت بمختلف أنواعها والطبيعي أن كل كائن على وجه الأرض يؤثر ويتأثر بالمحيطين به حيث يستفيد منهم ويقدم الإستفادة لهم.

أهمية الإدارة

  • قيادة و توجيه المؤسسة لتحقيق أهدافها من جهة و أهداف المجتمع ككل من جهة أخرى.
  • تبسيط إجراءات العمل و تجنب الإسراف و الإضطراب و الإستخدام الفعال للموارد.
  • التأثير الفعال على عناصر الإنتاج فتصدرها قيادة هذه العناصر يتيح لها تنظيمها والتنسيق فيما بينها بما يتناسب مع ظروف العمل.
  • مواجهة التغيرات والظروف البيئية المختلفة من ظروف سياسية و إقتصادية و ثقافية و إجتماعية وتكنولوجية لتحقيق الإستقرار و التكيف.
  • تطوير عناصر الإنتاج وتعظيم الكفاءات و المهارات البشرية و إطلاق الطاقات و تجديدها من خلال التأهيل والتدريب والإعداد.
  • تحقيق العدالة و الحوافز للأفراد و تطوير شخصيتهم الوظيفية و جعلها أكثر فعالية و إنسجام مع طبيعة العمل.
  • تجميع المعلومات وتحليلها و بالتالي التنبؤ بالأحداث فهي تعتبر عين المؤسسة الخارجية و الداخلية التي تمدها بالإبداع و التصور الإستراتيجي البناء الذي يساعدها على الإستمرار و النمو.
  • العمل على تحسين مكانة المؤسسة و مواجهة المنافسة على المستويين المحلي و الخارجي.
  • تدخل الدولة في الرقابة على المؤسسات لحماية أفراد المجتمع و تصاعد أفكار جديدة تنادي بمسؤولية الإدارة نحو المجتمع.

خصائص الإدارة

تتسم العملية الإدارية بعدة خصائص تميزها عن غيرها من العمليات الأخرى، ويوضح عبدالرحمن توفيق أهم هذه الخصائص كالتالي:

الرسمية: وهي تتم في إطار قانوني محدد ومعروف ومعلن وهو التنظيم الرسمي.

الاستمرارية: فالمديرون يقومون بوظائفهم الإدارة بشكل مستمر طالما بقيت المنظمة على قيد الحياة.

التسلسل: تندرج العملية الإدارة بين عدة مستويات إدارية: العليا، الوسطى،المباشرة الإشرافية.

التوازن: توزيع الجهد الإداري بين الأنشطة المختلفة بما يتفق مع أهميتها النسبية،وتحقيق التوازن بين وظائف العملية الإدارة نفسها

الوضوح: في تحديد الأهداف والخطط والسياسات والسلطات والمسئوليات، والمعايير الرقابية … الخ.

الشمول: لكل وظائف المنظمة فما من وظيفة أو نشاط يؤدي في المنظمة إلا وتجد العملية الإدارية بكل وظائفها سابقة له ومتزامنة معه ولاحقة عليه.

التداخل: تتميز العملية الإدارية بالتفاعل والتداخل بين وظائفها إلى حد كبير.

العدالة: يجب أن تتم العملية الإدارية والقائمون عليها من مديرين بالعدالة وإلا ستصبح مجرد قوة قهرية تعتمد على سلطاتها الرسمية وليس على قبول العاملين بها.

إن تحقيق التنمية المنشودة في المجتمع يتوقف على وجود المنظمات القادرة على تحقيق أهدافها والوفاء بمتطلباتها، لذا كان الاهتمام المتعاظم بدور الإدارة باعتبار أنها إدارة النمو والتقدم.

ولقد سارعت مختلف المجتمعات إلى الاهتمام بالعنصر البشري وإعداد الكوادر الفنية والإدارية اللازمة، لقيادة العمل بمنظمات المجتمع المختلفة باختلاف تخصصاتها وتبعيتها .

فالإدارة مسئولية وتكليف، فهي مسئولية من منطلق أنها مسئولة عن تحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها المنظمات في المجتمع، وهي تكليف من المجتمع باستخدام موارده بمختلف أنواعها لتحقيق نتائج معينة تتمثل في تقديم السلع والخدمات التي يحتاجها المجتمع وبالأسعار المناسبة وبالجودة المطلوبة.

وتعتبر الإدارة دعامة رئيسية تعتمد عليها الأنشطة الاقتصادية والاجتماعية والتعليمية والعسكرية، سواء كانت حكومية أو خاصة أو أهلية، لأنها تضع النظام السليم لاستثمار الموارد النادرة لإشباع أكبر قدر ممكن من الحاجات لدى الفرد والجماعة والمجتمع.

بمعنى أن الإدارة كمهنة مسئولة عن تحقيق أهداف المنظمات في المجتمع بكفاءة وفعالية.

إن أي هدف صغيرا كان أوكبيرا لا يمكن تحقيق إلا إذا أعلنا العزم على تحقيقه،ثم عرفنا كيف نحققه، وكيف نصل إليه، وهذه مهمة الإدارة، فعلى سبيل المثال فإن الإدارة مسئولة عن صنع القرارات الرشيدة لإنجاز الأعمال والمهام المطلوبة، وحل المشكلات التي تواجه المنظمة والمجتمع بطريقة علمية وموضوعية وعادلة.

ويشرح عبدالرحمن توفيق مهمة الإدارة من خلال النقاط التالية:

الإدارة هي لغة الحياة التي يتمكن بها الإنسان من تحقيق أحلامه لأنها تنظم أدوات الإنسان وموارده وتمكنه من حسن استخدامها وسلامة توجهها بالمسارات الإدارية والاقتصادية السليمة، لا يقتصر دورها فقط على إدارة الموارد بل يتعداه إلى تنظيم أساليب التفكير والتدبير، ويمتد كذلك إلى أساليب وطرق القياس، وتقييم الأداء الإنساني وكذلك تقييم أداء المشروعات اقتصاديا وماليا.

إن حياة الشعوب زاخرة بالمواقف التي لعبت فيها الإدارة دورا حيويا في إدارة المشروعات وازدهار المجتمعات وإدارة المواقف الصعبة فيها، ومن بين أهم الأمثلة:

كيف استطاعت ألمانيا واليابان تحقيق المعدلات الصناعية رغم التدمير الكامل بكل ما فيها خلال الحرب العالمية الثانية
كيف تمكنت بعض دول شرق آسيا من منافسة الدول الصناعية الكبرى.

كيف تمكن الجندي المصري من عبور خط بارليف في حرب السادس من أكتوبر متجاوزا كل الحسابات العلمية: السدود والخزانات والتطور العلمي والعملي الباهر في كافة العلوم وكيف تم تحقيقه؟

إن الإدارة هي خلاصة التجربة الإنسانية في تحقيق الممكن والمستحيل، لأنها العلم الذي استفاد من كل العلوم ولخص كل التجارب الإنسانية. وحولها إلى دروس مستفادة يمكن نقلها من جيل لآخر. إنها باختصار علم بناء الحضارات وحمايتها من الاندثار. وهي كذلك علم التدمير والهلاك والقضاء على البشرية وقهر الشعوب، لذا يبقى السؤال دائ ًما هو كيف نحسن استخدام الإدارة كعلم؟ وكوسيلة لتحقيق أهداف الشعوب؟

وظائف الإدارة 

اختلف العلماء والباحثون في الاتفاق على تعريف واحد للإدارة، كذلك نهم لم يتفقوا على تحديد واضح لوظائفهم الإدارية Management Functions فمنهم من يرى أن وظائف الإدارة تتمثل في:

  1. صنع القرار.
  2. التخطيط.
  3. القيادة.
  4. الرقابـة.

ومنهم من يحدد وظائف الإدارة في:

  1. التخطيط.
  2. التنظيم.
  3. توظيف الطاقات البشرية.
  4. التدريب.
  5. التمويل.

ورأي ثالث يعرض وظائف الإدارة في:

  1. صنع القرارات.
  2. التخطيط.
  3. التنظيم.
  4. التوجيه.
  5. الرقابة

الإدارة

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى